音信不通になった社員の退職手続き
連絡がつかない社員の離職手続きにおいて、自己都合退職とする時、後に紛争とならないよう十分な配慮が必要です。
連絡がとれないからと言って、十分な確認なく自己都合退職とは出来ません。
中小企業等、雇用に関係する助成金の給付をうける企業にとって、社員の離職手続きに当たっては離職理由を解雇と記載することは極力避けたいところです。如何に連絡がつかない社員であっても、十分な確認もなく自己都合退職で手続きを進めると、後に離職理由について争う恐れもあるため、十分な配慮を行う必要があります。
・電話連絡を試み、その記録を残す
連絡がつかない社員に対しては、多くの場合で電話による連絡を試みます。電話連絡では、何時電話したかの記録を残します。電話連絡では、複数日に渡って複数回の連絡を行う必要があります。期間で１週間以上、回数で複数日に合計で５回以上あることが望ましい。
但し、無断欠勤等である場合には、急病や通勤途上の事故等で連絡が出来ない状態である可能性もあるため、当日中に必要に応じて家族への連絡。単身の場合には、住居を訪ねる必要の是非についても検討する必要があります。
・封書による連絡
電話連絡がつかない場合、封書（郵便）による連絡を試みます。封書を送達する場合には、必ず控えを残して連絡を試みた記録として保管します。
文書の記載内容の例：
・表題 「ご連絡」
○月○日の出社以降、当社より電話連絡を致しましたが、連絡がとれない状況となっています。
先ずは会社まで一度連絡を入れるようよろしくお願いします。
・表題「ご連絡」
○月○日に休まれて以降、当社より電話連絡を致しましたが、連絡がとれない状況となっています。
この状態が続きますと、規則（雇用契約）に則り○月○日付で退職となります。
先ずは会社まで一度連絡を入れるようよろしくお願いします。
・内容証明・配達記録郵便による連絡
内容証明郵便では、後に紛争に発展した時に有力な証拠として扱われます。また、配達記録郵便を併用して用いることで、文書が確実に相手に到達したことを確認することが出来る為、入院等の特別な事情で連絡が出来ない状態であることを否定することが出来ます。
また、文書内容に連絡ない場合には自己都合退職であることを同意している主旨の一文を加えることで、円滑な退職手続きを行うことが出来ます。
なお、返答をもらう為の最終期限は、十分な猶予が必要であり、発送日により２週間後程度の期間をあけることが必要です。
内容証明郵便の記載例：
・表題「ご通知」
○月○日以降、当社より電話と封書により何度も連絡試みましたが、未だ連絡がとれない状態にあります。
当社と致しましては、このまま○月○日までに連絡がない場合には、貴方に出社意思がないものと解釈し、○月○日付にて自己都合退職として手続きを執らせて頂きます。
意義等ございましたら、○月○日までにご連絡頂けますようよろしくお願いします。
・社内記録の整備
万が一の紛争発展にそなえ、離職にあたり社内で行った対応についての記録を整理し、封書連絡の控え、内容証明郵便控えと、配達記録の受取を揃えて保管した上で離職手続きを行います。| 制服・健康保険証を返却させる方法へ |
